Форматирование используется для эффективного отображения данных. Зная приёмы форматирования и его возможности, мы сможем нагляднее представлять вводимые данные. Кроме того, предварительное форматирование позволяет облегчить ввод данных. Это преимущество мы более подробно рассмотрим на примере ввода в ячейку даты.
Форматирование содержимого ячейки
Слово «формат» происходит от латинского «forma» вид, наружность. Форматирование ячейки не изменяет её содержимое, а определяет, как данные будут выглядеть на экране и при печати. Для удобства форматы объединены в категории. Давайте с ними познакомимся поближе.
Установите указатель в ячейку В2 и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. Наберите на клавиатуре следующее числовой значение – «123456789». Для завершения ввода один раз щёлкните левой кнопкой мыши в любой соседней ячейке. Также можно нажать на клавиатуре любую клавишу управления курсором. Курсор переместится в соседнюю ячейку в направлении, указанном стрелкой на клавише управления курсором. Повторно установите указатель на ячейку В2 и один раз щёлкните ПРАВОЙ кнопкой мыши. В появившемся списке установите указатель на пункт «Формат ячеек…» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
На экране появится окно «Формат ячеек».
Также для быстрого вызова этого окна можно использовать комбинацию клавиш
Ctrl + 1
Нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая её нажатой, нажмите клавишу с цифрой <1> в верхней части клавиатуры. Запомните эту очень полезную комбинацию клавиш.
В этом окне имеется шесть вкладок: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Заливка», «Защита».
Чаще всего вам придётся вводить в ячейки текст, числа, даты и формулы. И здесь программа представляет нам множество полезных способов представления данных. С этой целью используются соответствующие форматы на вкладке «Число».
На вкладке «Число» в левой части расположен список числовых форматов. Давайте кратко с ними познакомимся. Больше всего нас будут интересовать следующие числовые форматы:
- Числовой;
- Дата;
- Текстовый.
Это наиболее часто встречающиеся форматы.
Но давайте кратко познакомимся со всеми.
«Общий» формат используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Обычно он установлен по умолчанию. В правой части окна даётся краткая характеристика выбранного формата и в окошке «Образец» отображается, как данные будут представлены в ячейке.
Числовой формат
Числовой формат является наиболее общим способом представления числовых значений.
Установите указатель на надпись «Числовой» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
При выборе этого формата вы можете установить количество знаков после запятой. В примере, представленном на рисунке, выбрано 3 знака. Для увеличения значения установите указатель на кнопку со стрелочкой, указывающей вверх, справа от числового значения и щёлкайте левой кнопкой мыши. Для уменьшения значения щёлкайте левой кнопкой мыши на нижней кнопке.
Здесь также можно выбрать представление отрицательных чисел. Вы можете выбрать вариант, когда они будут выделяться красным цветом. Установите указатель на нужный вариант и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. Обычно используют вариант, установленный по умолчанию.
В случае необходимости можно установить разделитель групп разрядов. При этом в числовом значении в ячейке будут установлены пробелы между тысячами, миллионами и т.д. Иногда это удобно для представления больших чисел. Установите указатель на надпись «Разделитель групп разрядов ( )» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. В квадратике слева от надписи появится галочка. В окошке «Образец» представлен вариант выбора 3-х знаков после запятой и разделитель групп разрядов. Для отмены разделителя повторно установите указатель на надпись «Разделитель групп разрядов ( )» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Денежный формат
Денежный формат используется для отображения денежных величин.
Установите указатель на надпись «Денежный» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Аналогично числовому формату вы можете выбрать количество знаков после запятой, представление отрицательных чисел (хотя интересно, как может быть значение минус 1234 рубля….. отрицательные деньги….
Видимо, это кредиты. (Шутка) Но самое главное, в окошке «Обозначение» вы можете выбрать нужную валюту. В примере, представленном на рисунке, выбран российский рубль. Для выбора другой денежной единицы установите указатель на раскрывающую кнопку, указанную стрелкой, и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. В появившемся списке с помощью полосы прокрутки найдите нужную валюту. Установите на неё указатель мыши и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Финансовый формат очень похож на денежный. Разница только в выравнивании.
Формат «Дата»
Если сейчас у вас на экране открыто окно «Формат ячеек», установите указатель на кнопку «ОК» в его нижней части и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Установите указатель в ячейку А1 (можете выбрать любую другую ячейку) и один раз щёлкните ПРАВОЙ кнопкой мыши. В появившемся списке выбираем пункт «Формат ячеек».
В списке числовых форматов установите указатель на надпись «Дата» и один раз щелкните левой кнопкой мыши.
Вы можете выбрать один из вариантов, представленных в окошке «Тип:».
Чаще всего используется вариант, выделенный на рисунке. Установите на него указатель и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Вы можете выбрать язык, который будет использоваться в представлении даты. В примере, указанном на рисунке, выбран русский язык. Для выбора другого языка установите указатель на квадратик со стрелочкой справа от названия языка и один раз щёлкните левой кнопкой мыши. В появившемся списке установите указатель на название нужного языка и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Установите указатель на кнопку «ОК» в нижней части окна и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Ввод в ячейку даты
Чаще всего нам придётся вводить дату в виде, представленном на рисунке. При вводе даты в качестве разделителя можно использовать точку, как показано на рисунке, тире (05-07-2012) или слеш (наклонную черту) (05/07/2012).
Для того чтобы это сделать необходимо:
- ввести число (в нашем примере - 05);
- поставить точку;
- ввести месяц (в нашем примере - 07);
- поставить точку;
- ввести год (2012)
Нам пришлось нажимать 10 клавиш на клавиатуре.
Предварительное форматирование позволяет существенно облегчить эту работу.
Мы сможем ввести эту же дату, нажав только 3 клавиши. Мы предварительно отформатировали ячейку А1.
Сделайте её активной.
Теперь для ввода даты 05.07.2012 нам необходимо нажать следующие клавиши на клавиатуре:
- 5 (число 5)
- слеш (косая черта)
- 7 (число 7 )
В ячейке появится дата. Мы сделали это за 3 нажатия вместо 10-ти.
Обратите внимание. При таком вводе даты компьютер автоматически подставляет текущий год. Если сейчас 2012 год, он подставит 2012. Если вам необходимо ввести другой год, необходимо ввести его полностью, например, 2008.
При вводе даты в ячейку все числа менее 31.12 воспринимаются программой как дата, а числа больше 31.12 – как текст. Ячейки с датами могут использоваться в расчётах.
Обычно в таблицах даты размещаются в столбцах. Перед вводом дат вы можете выделить столбец и присвоить ячейкам формат «Дата».
Это существенно облегчит ввод данных в столбец.
Программа предлагает очень интересную возможность – автоматический ввод в ячейку сегодняшней даты и времени.
Ввод в ячейку сегодняшней даты и времени.
- Выделите ячейку, в которую необходимо ввести дату или время.
- Для ввода даты нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш
<Ctrl> + <:> (русская буква Ж)
- Для ввода времени нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш
<Ctrl> + <Shift> + <:> (русская буква Ж)
При таком способе ввода даты и времени они не будут обновляться и останутся неизменными. Существует способ вставить в ячейку автоматически обновляемые дату и время. Значение даты и времени будет изменяться автоматически, как будто мы вставили в ячейку часы и календарь. Мы рассмотрим этот вариант при изучении функций программы. Всё будем делать постепенно.
Давайте продолжим изучение числовых форматов. Вы уже запомнили, как присвоить ячейке нужный формат?
Установите указатель в нужной ячейке и один раз щёлкните ПРАВОЙ кнопкой мыши. В появившемся окне «Формат ячеек» нам нужна вкладка «Число». В списке числовых форматов установите указатель на надпись «Процентный» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Процентный формат
Программа подсказывает, что в процентном формате значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента.
И здесь есть интересная особенность. Если вы присваиваете процентный формат пустым ячейкам, а потом вводите значения в эти ячейки, значение не умножается на 100, а просто прибавляется знак процента. Если вы присваиваете процентный формат ячейкам, в которых уже введены данные, их значение автоматически умножается на 100 и добавляется знак процента.
Дробный формат
Если вы попробуете ввести в ячейку дробь ¼, программа воспримет это значение, как дату. В ячейке появится значение «01.апр».
Для ввода в ячейки дробных значений необходимо присвоить им дробный формат.
На рисунке представлены возможные варианты. Выберите наиболее подходящий.
Как ввести дробь?
1. Введите числитель.
Нажмите на клавиатуре – клавишу слеш (наклонная черта). 1. Введите знаменатель.
Ввод в ячейку дробей может вызвать некоторые сложности, поэтому мы рассмотрим это более подробно в отдельном примере.
Мы пропустим сложный и очень редкий экспоненциальный формат и сразу переходим к текстовому.
Текстовый формат
В окне «Формат ячеек» в списке числовых форматов установите указатель на надпись «Текстовый» и один раз щёлкните левой кнопкой мыши.
Значение в текстовом формате отображаются точно так же, как вводятся.
Чуть ниже мы подробно рассмотрим особенности ввода текстовой информации.
Всегда используйте текстовый формат, если вам необходимо, чтобы в ячейке текстовая информация отображалось точно в том виде, в котором вы её вводите.
Давайте продолжим изучение окна «Формат ячеек» и рассмотрим варианты выравнивания содержимого в ячейке.
Комментариев нет:
Отправить комментарий